Warum Account-Vorbereitung immer wieder hinten runterfällt (und was Sie dagegen tun können)

Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, kommt Ihnen diese Situation sicher bekannt vor: Es ist Dienstag, um 14 Uhr steht ein Erstgespräch an, und um 13:50 Uhr sitzen Sie noch in einer anderen Besprechung. Um 13:58 Uhr haben Sie die Website des Unternehmens aufgerufen, einen Blick auf das LinkedIn-Profil des potenziellen Kunden geworfen und auf „An der Besprechung teilnehmen“ geklickt – mit der vagen Absicht, „es einfach auf sich zukommen zu lassen“.

Das Gespräch verläuft ganz gut. Du stellst ein paar Einführungsfragen. Sie antworten. Du vereinbarst einen Folgetermin. Es kommt zu keinen Eklaten. Aber es passiert auch nichts, was besonders im Gedächtnis bleibt.

Das ist das Problem bei der modernen Verkaufsvorbereitung. Nicht, dass die Vertriebsmitarbeiter nicht wüssten, dass Vorbereitung wichtig ist – bei jedem Führungskräfteseminar wird darauf hingewiesen. Nicht, dass sie theoretisch keine Zeit hätten. Das Problem ist, dass die Vorbereitung gegenüber den Dingen, die in diesem Quartal tatsächlich gemessen werden, in den Hintergrund rückt: vereinbarte Termine, generierte Verkaufschancen, abgeschlossene Geschäfte.

Warum allgemeine Vorbereitungsvorlagen dieses Problem nicht lösen

Der übliche Rat lautet: „Verwenden Sie eine Vorlage für die Kundenakquise.“ Die Vertriebsmitarbeiter kennen diese Vorlagen. Sie haben sie ausgefüllt. Sie haben sie wieder verworfen.

Das Problem bei Vorlagen ist, dass sie lediglich eine Liste von Fragen darstellen und kein Modell des Käufers. Das Ausfüllen einer 15-zeiligen Vorlage vor einem 30-minütigen Gespräch kommt einem wie Hausaufgaben vor – und Hausaufgaben sind das Erste, was gestrichen wird, wenn der Tag länger dauert als geplant.

Was Vertriebsmitarbeiter vor einem Anruf tatsächlich brauchen, ist ein viel kleineres, prägnanteres Hilfsmittel:

• Was macht dieses Unternehmen eigentlich – in einem Absatz?
• Was könnte bei ihnen gerade vor sich gehen (Finanzierung, Entlassungen, Führungswechsel, neues Produkt)?
• Welche Rolle spielt der Einkäufer – wie lange ist er schon dort, was hat er zuvor gemacht, woran wird seine Leistung wahrscheinlich gemessen?
• Was ist angesichts all dessen das Sinnvollste, worüber man sprechen könnte?

Das sind vier Fragen. Das Schwierige daran ist nicht, sie zu beantworten – sondern die erforderlichen Informationen zusammenzutragen, ohne dafür 45 Minuten zu benötigen.

Die versteckten Kosten

Anrufe ohne Vorbereitung sind keine Katastrophe. Sie sind schlimmer als eine Katastrophe: Sie sind einfach nur langweilig.

Ein unscheinbares Gespräch bringt keine Einwände ans Licht, auf die Sie hätten eingehen können. Es vermittelt dem Käufer nicht das Gefühl, verstanden zu werden. Es hebt Sie nicht von den drei anderen Anbietern ab, mit denen er diese Woche spricht. Es führt lediglich zu einem höflichen nächsten Schritt, der oft still und leise in der Pipeline versandet.

Insgesamt handelt es sich hierbei um eine der größten Leistungsunterschiede zwischen durchschnittlichen und Spitzenverkäufern. Spitzenverkäufer sind nicht unbedingt klüger oder fleißiger – sie verfügen über ein System, das die Vorbereitung kostengünstig macht. Durchschnittliche Verkäufer haben dieses System nicht, also lassen sie die Vorbereitung ausfallen, wodurch ihre Abschlussquoten niedriger sind, sie mehr Termine vereinbaren müssen und somit noch weniger Zeit für die Vorbereitung haben. Das verstärkt sich gegenseitig.

Ein anderer Ansatz

Das Erfolgsrezept lautet nicht „mehr Disziplin“. Es geht vielmehr darum, den Zeitaufwand für die Vorbereitung auf unter fünf Minuten pro Anruf zu senken.

Das bedeutet drei Dinge:

1. Die Vorbereitung erfolgt bis zur letzten Meile automatisiert. Ein Tool sollte die Unternehmenswebsite, relevante Nachrichten, Ihre Notizen aus früheren Besprechungen sowie das LinkedIn-Profil des Käufers abrufen und zu einem Bericht zusammenfassen. Sie lesen den Bericht – Sie erstellen ihn nicht selbst.
2. Die Vorbereitung ist artefaktspezifisch. Ein Erstgespräch erfordert eine andere Vorbereitung als ein Gespräch zur Vertragsverlängerung, das wiederum eine andere Vorbereitung erfordert als ein Meeting zur Befähigung von Fürsprechern. Allgemeine Notizen zum „Unternehmensüberblick“ sind zu vage, um sie zu verwenden.
3. Die Vorbereitung ist im Konto enthalten. Wenn Sie 30 aktive Verkaufschancen verwalten, sollten Sie nicht jedes Mal von Grund auf neu recherchieren. Die Daten sammeln sich mit der Zeit an.

Genau dafür haben wir Relatik entwickelt. Aber das Prinzip gilt unabhängig davon, ob Sie unseren Service nutzen oder nicht: Die Vorbereitung muss kostengünstig sein, sonst wird nichts daraus.